展覽會籌辦的組織機構及其管理與接待

發布日期：2016-02-25 　瀏覽：1039

展覽會籌辦的組織機構

一般而言，展覽會的籌辦，苜先要成立籌備展覽會的領導隊伍，即組建籌展的組織機構，并規定其各自的職能。組織管理對展覽成功起著很關鍵的作用。一個展覽項目有主辦單位、協辦單位和承辦單位以及展覽公司。主辦單位一般不參與展覽實務；承辦單位是展覽實施者，對展覽的各項事務都負有主要責任。其中，展覽組委會要負責展覽原則和方針的制定。展覽辦公室要負責申請和辦理開展的各項手續及負責展覽的日程安排，并進行宣傳、邀請、打印發放文件信函等工作。展覽事務各部門一般有各自的職能，如，財務部負責管理展覽的來往賬目、錢款的收入和支出；總務部是后勤內務的保障，負責物的采購、儲存、運輸等；設計部負責總體設計、各單項設計、展覽形象設計、宣傳品設計等；文字部負責編撰總腳本、細目腳本、版面說明文字、大標題、小標題、照片文字、表文字等；工程部負責按設計要求進行空間場景、展具、照明、文字、片、裝飾物、標志等的施工；規劃部負責規劃調整、人力物力調配等，展品部負責展品的征集、防火、維護秩序、票證管理等；接待部負責安排參展商的吃、住、行及參觀票券的發放和迎送接待特殊的參觀者。

展覽會的組織籌辦機構不是固定不變的，也并非絕對的分工明確，而是相互交織，互為一體。機的設置應根據展覽項目的規模來定。大型展覽會分設機可細致周全，小型展覽會組織機可員壓縮，但功能不可少。有些機在展覽會的不同時期可轉化、合并、分設和重組。籌展機的組成和功能是以展覽會能否有序、按時、高效為原則，各機的設立和功能職責變化應以此為基點。

管理與接待

展覽正式開幕后，在展出期間，還必須做好以下工作：

（1）接待工作，在展覽館一般設有專門的接待室，可有計劃地接待觀眾，進行有組織的集體參觀。商業展覽會在開展期要進行交流、交易工作，應設有接待交流空間或咨詢處。接待工作還包括對觀眾發放宣傳材料、紀念品、介紹展品和企業的情況，回答觀眾出的間題等。

（2）修理、清潔工作，展示過程中，常常會出現一些意外的情況，如機故障、電力故障等事故，須及時處理，以確保良好的展示效果。

（3）安全保衛工作，展示活動往往是在人群簇擁、展品向觀眾敞開的環境中進行。對于貴重的小展品，必須設專人看管，以免展品的損壞或丟失。同時，還必須注意防火、防爆等事故，確保觀眾安全。

（4）撤展、善后工作，這項工作要有序地進行。應小心收放展品，免損壞；展品要按原清單查收入庫，防止丟失；對于展具的拆撤，應注意拆裝有序、按類收存，以方便以后再用。